Datenschutzerklärung für „Zeugnisbewertung Digital“

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist dem Sekretariat der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland (KMK-Sekretariat) ein besonderes Anliegen.
Nähere Informationen darüber, welche Daten im Zusammenhang mit „Zeugnisbewertung Digital“ zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage erhoben werden, wie Sie die verantwortliche Stelle und die:den Datenschutzbeauftragte:n kontaktieren können und welche Rechte Sie in Bezug auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten haben, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist das

Sekretariat der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland (KMK)
Graurheindorfer Straße 157
53117 Bonn
Deutschland / Germany
Tel: +49 (0)228501-664
Fax: +49 (0)228501-229
Mail: zabservice@kmk.org

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an die:den behördliche:n Datenschutzbeauftragte:n:

Sekretariat der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland
-Datenschutzbeauftragte:r-
Graurheindorfer Straße 157
53117 Bonn
Deutschland / Germany
Tel: +49 (0)228501-664
Fax: +49 (0)228501-229
Mail: zabdatenschutz@kmk.org

Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie das KMK-Sekretariat – dort die Abteilung „Zentralstelle für Ausländisches Bildungswesen“ (im Weiteren daher insgesamt „ZAB“) – den Schutz Ihrer Daten gewährleistet und welche Art von Daten auf welcher Grundlage zu welchem Zweck erhoben werden.

II. Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.
Der genaue Ablauf, insbesondere des Besuchs der Webseite (1.), der Antragstellung einschließlich Identifizierung und Anmeldung (2.) sowie der Antragsbearbeitung und Erstellung einer Zeugnisbewertung (3.), ergibt sich aus den nachfolgenden Informationen:

1. Besuch der Info-Webseite https://zab.kmk.org

a) Session-Cookies

Beim Besuch der Info-Webseite erheben wir während einer laufenden Verbindung über Ihren Internetbrowser und mithilfe von technisch notwendigen sog. Session-Cookies Daten. Diese Daten beziehen sich lediglich auf Ihre IP-Adresse (siehe nachstehende Stichpunkte). Session-Cookies ermöglichen die Funktionalität dieser Anwendungen. Durch den Einsatz von Cookies fließen der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), folgende Informationen zu:

Datum und Uhrzeit des Aufrufs der Webseite;
verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem;
die vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners;

Der Zugriff auf die Informationen, die bereits in den Endgeräten der Nutzenden gespeichert sind, erfolgt aufgrund von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG. Die anschließende Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 11 Abs. 1 und 2 EGovG Bln im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit. Für die bedarfsorientierte Bereitstellung von Informationen ist die Datenverarbeitung erforderlich. Die eingesetzten Session-Cookies werden in Ihren Geräten gelöscht, wenn Sie die Sitzung beenden. Die oben genannten Daten werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht.

b) Log-Dateien (sog. Log Files)

Bei jedem Zugriff auf diese Webseite bzw. bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei verarbeitet. Im Einzelnen werden folgende Daten gespeichert:

Das Datum und die Uhrzeit des Aufrufs der Webseite;
der verwendete Webbrowser und das verwendete Betriebssystem;
die vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners;
der Name und die URL der abgerufenen Datei;
ggf. die vorherige Webseite (der sogenannte Referrer), von der aus ein Zugriff erfolgt.

Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 S. 1 Nr. 1 BlnDSG ist die ZAB zur Erhebung und Speicherung der Daten zum Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur der ZAB und ihrer Kommunikationstechnik auch über den Zeitpunkt des Besuches der Nutzer:innenhinaus berechtigt. Die Daten werden analysiert und im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik zur Einleitung einer Rechts- und Strafverfolgung benötigt.
Daten, die beim Zugriff auf das Internetangebot der ZAB protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit die ZAB rechtlich dazu verpflichtet ist oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt durch die ZAB nicht.

c) Webanalyse

Mit Blick auf die Nutzung der Webseite führt die ZAB mithilfe des Dienstes „Matomo“ Webanalysen durch. Hierbei kommen Cookies zum Einsatz. Die zur Durchführung der Nutzungsanalyse verarbeiteten Daten umfassen:

Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des:der Nutzers:in;
Informationen zum verwendeten Betriebssystem und Browser;
Geo-Informationen;
die aufgerufene URL;
die Webseite, von der auf die aufgerufene Einzelseite gelangt wurde (Referrer-Site);
die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen wurden;
die Verweildauer auf der Webseite;
heruntergeladene PDF-Dateien.

Die IP-Adresse wird bei diesem Vorgang also umgehend anonymisiert, sodass kein Bezug mehr zur betroffenen Person des:der Nutzer:in hergestellt werden kann. Sodann erfolgt eine anonymisierte Auswertung der Daten zu statistischen Zwecken. Die Software „Matomo“ läuft dabei ausschließlich auf den Servern der Webseite https://zab.kmk.org. Eine Speicherung der o.g. Daten findet nur dort statt. Weder die erzeugten Informationen über die Benutzung der Webseite noch die ihr zugrundeliegenden personenbezogenen Daten werden an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für Verwendung von Cookies für den Zugriff auf Informationen in Ihren Endgeräten ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TTDSG. Die Verarbeitung der o.g. personenbezogenen Daten, die wir mithilfe der Cookies erheben können, erfolgt ebenfalls aufgrund Ihrer freiwilligen und informierten Einwilligung, jedoch gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Ihre Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie auf diesen Link klicken. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.

2. Unterstützung bei der Antragstellung

a) Registrierung für die Einrichtung eines portalspezifischen Benutzerkontos („Mein Bereich“)

Zum Zweck der Antragstellung über „Zeugnisbewertung Digital“ müssen Sie sich registrieren.

aa) Identifizierung mit dem Nutzerkonto Bund

Die Registrierung für „Zeugnisbewertung Digital“ erfolgt über Ihr Nutzerkonto Bund („bundID“). Auf die Webseite des Nutzerkontos Bund werden Sie automatisch weitergeleitet, wenn Sie den Button klicken, es gelten die dortigen Datenschutzhinweise. Ihnen stehen dort verschiedene Identifikationsmittel zur Verfügung.

bb) Speicherung der Registrierungsdaten

Nach Erteilung Ihrer Einwilligung im Nutzerkonto Bund werden Sie automatisch zu „Zeugnisbewertung Digital“ zurückgeleitet. Dabei übernehmen wir die nachfolgenden Angaben aus der BundID, sofern vorhanden:

Vorname/n;
Nachname;
Geburtsname;
Geburtsdatum;
E-Mail-Adresse;
Telefon.

Darüber hinaus wird die verwendete IP-Adresse gespeichert. Die Speicherung dieser Daten dient dem Zweck, die Beantragung einer Zeugnisbewertung zu ermöglichen, insbesondere Sie als antragstellende Person zu identifizieren. Die Verwendung und Speicherung der Daten innerhalb des portalspezifischen Benutzerkontos („Mein Bereich“) erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 S. 1 Nr. 1 BlnDSG i.V.m. § 4 Abs. 3 Nr. 2 KMKSekrG.

b) Anmeldung

Nach Abschluss des Registrierungsprozesses können Sie sich bei „Zeugnisbewertung Digital“ anmelden. Dazu müssen Sie sich erneut über Ihr BundID-Benutzerkonto authentifizieren. Aus Sicherheitsgründen erfordert jede Neuanmeldung eine Authentifizierung mit dem BundID-Benutzerkonto. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 S. 1 Nr. 1 BlnDSG i.V.m. § 4 Abs. 3 Nr. 2 KMKSekrG.

c) Ausfüllen eines Antrags

Nach Anmeldung können Sie Ihre Zeugnisbewertung beantragen. Hierfür benötigen wir die folgenden Angaben. Diese müssen manuell eingegeben werden, sofern diese nicht aus der genutzten BundID übernommen werden konnten:

Anrede;
Vornamen;
Nachname;
E-Mail-Adresse;
Adresse;
Geburtsdatum;
Geburtsort;
Geburtsland;
Nationalität.

Optionale Angaben:

frühere Familiennamen (z.B. Geburtsname);
Telefonnummer.

+
Im Antragsformular werden – je nach Anliegen – darüber hinaus insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Informationen zu früheren Zeugnisbewertungen;
Informationen zum höchsten Hochschulabschluss (z.B. Land, Abschlusstyp, Abschlussbezeichnung, Studienrichtung, optional Spezialisierung, Name der Hochschule, Ort der Hochschule, Zeitraum des Studiums, Ausstellungsdatum der Urkunde, optional Nummer der Urkunde, Form des Studiums, Studiendauer, Abschlussarbeitsanfertigung);
Informationen zum vorhergehenden Abschluss (Land, Abschlusstyp, Abschlussbezeichnung, Studienrichtung, optional Spezialisierung, Name der Hochschule, Ort der Hochschule, Zeitraum des Studiums, Ausstellungsdatum der Urkunde, optional Nummer der Urkunde, Form des Studiums, Studiendauer, Abschlussarbeitsanfertigung);
Informationen zu weiteren Abschlüssen;
Information zur Notwendigkeit der Zeugnisbewertung für eine sog. „Blue Card“ (falls ja: Arbeitsvertrag oder schriftliche Arbeitsplatzzusage);
In Nachweisen enthaltene personenbezogene Daten (Ausweisdokument [Pass oder Personalausweis], Nachweise zur Namensänderung [z.B. Heiratsurkunde, Blue Card], Nachweise zu Abschlüssen [z.B. Urkunden, Bescheinigung der Hochschule über die Studienform, Fächer- und Notenübersicht oder Diploma Supplement, Nachweise über angerechnete Leistungen], weitere Dokumente zur Unterstützung des Antrages, gegebenenfalls: Flüchtlingsausweis oder Asylbescheid).

Die Verarbeitung Ihrer – entweder aus der verwendeten BundID übernommenen oder von Ihnen eingegebenen – personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund des gesetzlichen Erlaubnistatbestands Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 3 S. 1 Nr. 1 BlnDSG i.V.m. § 4 Abs. 3 Nr. 2 KMKSekrG. Sie ist erforderlich, um sicherzustellen, dass nur berechtigte natürliche Personen eine Zeugnisbewertung beantragen und damit der zu bewertende Bildungsabschluss der richtigen Person zugeordnet werden kann. Zur Einhaltung dieser Anforderung müssen wir Sie als antragstellende Person identifizieren können. Die Verarbeitung ist schließlich erforderlich, um den zu bewertenden Bildungsabschluss vollständig erfassen zu können.
Sofern Sie über die erforderlichen Antragsdaten hinaus weitere optionale Angaben machen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer freiwilligen und informierten Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Diese Einwilligung erteilen Sie konkludent, indem sie die als optional kenntlich gemachten Felder ausfüllen. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie eine E-Mail schreiben an: zabservice@kmk.org. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.

d) Zahlung von Gebühren

Nachdem Ihr Antrag eingegangen ist und bevor wir die Zeugnisbewertung vornehmen, ist die gesetzlich vorgesehene Gebühr zu entrichten. Hierfür erstellen wir einen Gebührenbescheid, den wir Ihnen sowohl über „Mein Bereich“ als auch über Ihr BundID-Postfach zur Verfügung stellen.
Um die Möglichkeit der Zahlung über den Online-Zahlungsdienst „ePayBL“ zu eröffnen und den hierzu erforderlichen Link von ePayBL generieren zu lassen, übermitteln wir pseudonymisierte Informationen zu Ihrer Zahlung (insb. Kassenzeichen, Höhe und Frist der Zahlung) an den Betreiber von ePayBL und erhalten von diesem einen Zahlungslink, den wir Ihnen im Gebührenbescheid zur Verfügung stellen.
Sie können die Gebühr über ePayBL (es gelten die dortigen Datenschutzinformationen ) oder per Überweisung bezahlen. Nach Eingang der Zahlung wird Ihr Antrag weiterbearbeitet.
Die Bearbeitung des Zahlungsvorgangs erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 S. 1 Nr. 1 BlnDSG. Es ist im Rahmen der Aufgabenerfüllung der ZAB erforderlich, die jeweilige Zahlung dem passenden Antragsvorgang zuzuweisen, ggf. einen Fehler im Ablauf festzustellen, und Sie entsprechend zu informieren. Nur so kann eine ordnungsgemäße Abwicklung der jeweiligen Zeugnisbewertung gewährleistet werden.

3. Antragsbearbeitung und Erstellung einer Zeugnisbewertung

Ihre beim Ausfüllen des Antrags eingegebenen personenbezogenen Daten (siehe Abschnitt ‎2.c) verarbeiten wir im Anschluss, um die angeforderte Zeugnisbewertung vornehmen zu können. Nach Abschluss der Bewertung durch unsere Sachbearbeitenden wird Ihre Zeugnisbewertung digital gesiegelt und Ihnen sowohl über „Mein Bereich“ als auch in Ihr BundID-Postfach übermittelt. Ggf. erforderliche antragsbezogene Kommunikation – z.B. Nachfragen zu Ihrem Antrag – erfolgt über „Mein Bereich“.
Die hiermit verbundenen Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 S. 1 Nr. 1 BlnDSG. Die Verarbeitung dient unmittelbar dazu, die Aufgabe der ZAB gemäß § 4 Abs. 3 Nr. 2 KMKSekrG zu erfüllen, insbesondere die eingereichten Unterlagen zum jeweils zu bewertenden Bildungsabschluss zu prüfen, eine entsprechende Bewertung zu erstellen und diese sodann an Sie zu übermitteln.

4. Offenlegung personenbezogener Daten an Dritte

a) Offenlegung an IT-Dienstleister i.S.v. Art. 28 Abs. 1, 3 DSGVO

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt mit den entsprechend vereinbarten Sicherheitsanforderungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 DS-GVO durch die ]init[ AG, Köpenicker Straße 9, 10997 Berlin. Die ]init[ AG fungiert als Hosting-Dienstleister für das IT-System, über das „Zeugnisbewertung Digital“ betrieben wird.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung bleibt die ZAB.

b) Weitere Empfänger:innen

Im Rahmen der Erstellung eines Gebührenbescheids übermitteln wir bestimmte personenbezogene Daten (siehe oben Abschnitt ‎2.d) an den Betreiber von ePayBL, einer Komponente zur Zahlungsabwicklung der ePayBL-Entwicklergemeinschaft. Es handelt sich hierbei um den Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID), Dresdner Straße 78 A, 01445 Radebeul.

5. Löschung der Daten

Logdaten und -dateien löschen wir spätestens innerhalb von sieben Tagen, wenn ein IT-sicherheitsrelevanter Vorfall keine längere Speicherung erfordert. Session-Cookies löschen sich automatisch mit Beendigung der Sitzung.
Im Übrigen löschen wir Ihre Daten, sobald Sie zu den o.g. Zwecken nicht mehr erforderlich sind und insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem nicht entgegenstehen.

III. Ihre Rechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang nach der DS-GVO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft;
Recht auf Berichtigung;
Recht auf Löschung;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO erfolgt;
Recht auf Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung;
Recht auf Datenübertragbarkeit

Durch den Widerruf von Einwilligungen wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Ihnen steht zudem gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde zu.
Sie können sich mit Fragen und Beschwerden zum Datenschutz auch an die:den unter ‎I. genannte:n Datenschutzbeauftragte:n bei der ZAB wenden.